Jak prowadzilibyśmy
samochody, gdyby nagle zniknęły wszystkie linie na jezdni, wszystkie światła i
pasy dla pieszych, skrzyżowania i znaki drogowe? Z pewnością zapanowałby chaos
nie do opisania.
Większość obszarów ludzkiej aktywności kieruje się jakimiś regułami. Reguły ruchu drogowego pozwalają bez obawy jechać tuż obok samochodów pędzących w przeciwnym kierunku. Jesteśmy bowiem przekonani, że prowadzący je kierowcy będą przestrzegali tych samych zasad.
Każda
dyscyplina sportowa ma własne reguły. Nawet boks: nie wolno kopać i zadawać ciosów,
gdy już zabrzmiał gong, ani uderzać poniżej pasa. Zaskakujący jest więc fakt,
że komunikacja (proces, podczas którego jednostki wymieniają informacje za
pomocą wspólnego im systemu znaków, symboli lub zachowań) w zdecydowanej
większości nie rządzi się żadnymi regułami. Nie ma konkretnych ogólnie
przyjętych norm, które mówiłyby nam, co jest właściwe, a co nie. Wszystkie
chwyty są dozwolone. Podczas rozmowy ludzie przerywają sobie nawzajem, nie dają
innym dojść do głosu albo atakują rozmówcę.
Jednym
ze sposobów na to, by nowa znajomość rozwijała się miło i bez przeszkód, jest
ustalenie już na samym początku zasad porozumiewania się. Spotkaj się z partnerem
biznesowym, współlokatorem czy członkami rodziny i uzgodnijcie, co jest
dozwolone, a co nie. Być może bardzo źle wspominasz moment, gdy twój szef
publicznie zwracał ci za coś uwagę, i możecie ustalić, że więcej nie będziecie
tego robić. Jeden z dyrektorów na widocznym miejscu w biurze zawiesił następującą
zasadę: „Nigdy nie obrzucamy się wyzwiskami, odzywamy się do siebie z szacunkiem,
nawet jeśli mamy różne zdania”.
Każdego
dnia na świecie odbywają się miliony spotkań online. Nie byłoby w tym niczego
alarmującego, gdyby nie fakt, że uczestnicy owych spotkań twierdzą, że ponad
połowa spędzonego na nich czasu jest stracona. Takie wymykające się spod
kontroli dyskusje często wyrządzają więcej szkody niż pożytku, ponieważ nastawiają
ludzi przeciwko sobie, wskutek czego sprzyjają raczej podziałom niż współpracy.
Podane
niżej proste reguły komunikacji pozwolą ci prowadzić spotkania skutecznie i nie
dopuszczą, by zmieniły się one w szarpaninę. Stosując te podstawowe zasady,
unikniesz drobnych utarczek, które łatwo zmieniają się w słowne wojny.
1. Mówimy pojedynczo. Jeśli ktoś przerywa innym mówcom lub jeśli grupka ludzi zaczyna gadać ze sobą w tle prelegenta, pilnuj tej zasady przez reagowanie, kiedy ktoś przeszkadza rozmówcy. Oddaj głos mówcy dopiero wtedy, kiedy sala całkiem się uciszy.
Od lat prowadzę najróżniejsze
spotkania i konferencje, więc mogę cię zapewnić, że jeśli wprowadzisz tę zasadę
natychmiast po pojawieniu się kłopotów i odpowiednio wcześnie w trakcie
spotkania, ustanowisz w ten sposób pozytywną regułę, która potem będzie przestrzegana.
Uznanie prawa mówców do bycia wysłuchanym stanie się normą, a ludzie zaczną
zwracać na siebie uwagę i zachowywać się uprzejmie, zamiast pokrzykiwać,
ilekroć mają coś do powiedzenia.
2. Uczestnicy spotkania mogą zabierać głos tylko w danej sprawie, dopóki wszyscy, którzy chcą na ten temat coś powiedzieć, nie wykorzystają swego prawa głosu. Dzięki tej zasadzie nie dopuścisz, by kontrolę nad dyskusją przejęły tematy poboczne, a spotkanie zamieniło się w chaos, który nie pozwala nieśmiałym uczestnikom się wypowiedzieć i każe im pozostać w cieniu bardziej wygadanych kolegów.
Jak wprowadzać tę zasadę? Jeśli na
przykład Kasia zabiera głos poza kolejnością, przerwij jej, mówiąc: „Naprawdę
chcemy wysłuchać tego, co masz do powiedzenia na ten temat, ale najpierw dowiedzmy
się, co sądzą o sprawie inni, Marek…”. Stosuj właściwe słowa. Celem jest
zapewnienie sprawnego przebiegu dyskusji, a nie zniechęcanie rozmówców. Zamiast
omówić: ,,Mario, musisz poczekać, aż wszyscy inni się wypowiedzą” albo:
,,Stefanie, wiemy, jak bardzo ci na tym zależy, ale pozwól też dojść do słowa
innym”, powiedz: ,,Stefanie, z zainteresowaniem wysłuchamy twojej opinii, kiedy
inni wyrażą swoje zdanie”.
Każdy
może mówić przez dwie minuty (albo też wyznacz inny rozsądny limit). Choć może
się to wydawać zbędnym ograniczeniem, pozwala osiągnąć ważny cel. Jeśli nie ma
ograniczenia czasu wypowiedzi, dyskutanci nie mają powodu, by wyrażać się
zwięźle i konkretnie. Będą się powtarzać, mówić rozwlekle i manifestować swoją
elokwencję (albo jej brak), podczas gdy reszta uczestników spotkania zacznie
myśleć o niebieskich migdałach.
Adam Kubicki
adam.kubicki@indus.com.pl