14 czerwca 2024 r. Sejm przyjął ustawę o ochronie sygnalistów, uwzględniając wszystkie uwagi Senatu, co oznacza, że prawo pracy ostatecznie wypada z zakresu podmiotowego ustawy, a więc takie kwestie, jak np. mobbing, molestowanie czy wstrzymywanie przez pracodawcę wynagrodzeń.
Ustawa została skierowana do prezydenta RP, który naprawdę w trybie ekspresowym, bo już 19 czerwca br., podpisał dokument, a 24 czerwca br. ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw, co oznacza, że wejdzie w życie już 24 września 2024 r. Z kolei procedury zgłoszeń wewnętrznych powinny zostać przesłane do konsultacji z pracownikami najpóźniej 12 września br.
Warto zwrócić uwagę na fakt, jak wysoką cenę płaci Polska za znaczące opóźnienie (2,5 roku) wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów. Wyrok TSUE z 24 kwietnia 2024 r. zobowiązuje do zapłacenie ryczałtu w wysokości 7 mln euro oraz dziennej kary 40 tys. euro od dnia ogłoszenia wyroku do momentu wprowadzenia omawianych przepisów do prawnego porządku krajowego.
Kto ma obowiązek wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów?
- Podmioty prawne działające w sektorze publicznym,
- Podmioty prawne działające w sektorze prywatnym, w których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób według stanu na 1 stycznia i 1 lipca danego roku,
- Podmioty obowiązane wymienione w art. 1. ustawy AML oraz Dyrektywie UE 2019/1937 – załącznik część II B art.2 ust.1 lit. a – niezależnieod liczby osób wykonujących pracę na ich rzecz. Przykłady: banki, zakłady ubezpieczeń, brokerzy i agenci ubezpieczeniowi, domy maklerskie, fundusze inwestycyjne, firmy pożyczkowe, kantory, SKOK-i, biura rachunkowe, firmy audytorskie, biegli rewidenci, notariusze, pośrednicy nieruchomości, przewoźnicy czy podmioty związane z gospodarką odpadami i emisją gazów cieplarnianych itd.
Najważniejsze działania do wykonania
- Przyjęcie procedury zgłoszeń wewnętrznych – prawidłowa dokumentacja,
- Zapewnienie ochrony sygnalistom,
- Stworzenie wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych,
- Podjęcie decyzji, czy przyjmowane będą zgłoszenia anonimowe,
- Wybór odpowiednich osób i zorganizowanie procesu obsługi zgłoszeń,
- Podejmowanie działań następczych i prowadzenie postępowań wyjaśniających w ramach reakcji na otrzymane zgłoszenie – jedno z najważniejszych i najtrudniejszych zadań osób odpowiedzialnych za system whistleblowingu,
- Przygotowanie wykazu działań mających wpływ na zmianę mentalności pracowników w ocenie dokonywanych zgłoszeń.
Dla każdej firmy będzie to nie lada wyzwanie, ale szczególnie dla tych, które nie zatrudniają na stałe prawników czy compliance oficerów.
Sankcje za brak wdrożenia przepisów
Posiadanie procedury zgłoszeń i prowadzenie działań następczych jest obowiązkiem prawnym, co oznacza, że jego niespełnienie może grozić karami. Jego niespełnienie może polegać zarówno na kompletnym niewdrożeniu tej procedury czy nieposiadaniu jej istotnych elementów obowiązkowych, które są określone w prawie, ale może też polegać na wadliwej implementacji procedury. Ustawa przewiduje za:
- utrudnienia dokonywania zgłoszeń – grzywnę lub karę pozbawienia wolności do dwóch lat,
- podejmowanie wobec sygnalisty więcej niż dwóch działań odwetowych – karę pozbawienia wolności do trzech lat,
- naruszenie obowiązku poufności tożsamości osoby – grzywnę, karę ograniczenia wolności lub karę pozbawienia wolności do roku,
- nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych lub nieprawidłową procedurę – wykroczenie podlegające grzywnie do kwoty 1 080 000 zł, a w niektórych przypadkach 1 620 000 zł.
Data obowiązywania nowych przepisów (24.09.2024 r.) oznacza pracowite wakacje dla organizacji zobowiązanych do ich wdrożenia. Dlatego uważam, że teraz jest dobry moment, aby rozpocząć prace nad wewnętrzną procedurą, która nie tylko będzie prawidłowo działać, ale przede wszystkim odpowiadać specyfice firmy.
Pracodawcy, zanim podejmiecie jakieś działania, kupicie procedurę czy podpiszecie umowę z dostawcą platform zgłoszeniowych – zamówcie szkolenie i porozmawiajcie ze specjalistami, bo warto się dowiedzieć, czego tak naprawdę potrzebujecie.
Teresa Grabowska
TG-Doradztwo i Zarządzanie
