Rosnące zagrożenie koronawirusem sprawiło, że administracja państwowa wprowadziła wiele ograniczeń, m.in. podjęła decyzję o odwołaniu imprez masowych, zamknięciu kin, placówek oświatowych itp. Również firmy ubezpieczeniowe podjęły działania, aby uchronić swoich pracowników i partnerów przed ryzykiem zarażenia się wirusem przy jednoczesnym utrzymaniu sprawności organizacji, m.in. spora część ich personelu pracuje w trybie zdalnym (home office).

Praca zdalna, zakaz podróży służbowych i udziału w konferencjach

Środki bezpieczeństwa zostały wdrożone między innymi w polskich spółkach AXA.

– Wdrożyliśmy w AXA działania prewencyjne, które mają na celu rozproszenie ryzyka wystąpieniem zakażenia koronawirusem u naszych pracowników i klientów, i jednocześnie zapewniają ciągłość działania naszej firmy oraz obsługę klientów. Jednym z nich jest organizowanie pracy zdalnej. Na dziś (12 marca – AM) niemal połowa pracowników tak pracuje – mówi „Gazecie Ubezpieczeniowej” Aleksandra Leszczyńska, rzeczniczka prasowa Grupy AXA w Polsce.

Bardzo poważnie do tematu podeszła również UNIQA Polska.

– Wdrożyliśmy pracę zdalną dla ponad 50% pracowników. Dodatkowo nastąpiło rozdzielenie call center na dwie lokalizacje – przekazał „GU” Paweł Dygas, dyrektor ds. kontroli, bezpieczeństwa, ryzyka, reasekuracji i antyfraudu w UNIQA Polska.

To nie wszystko. Ubezpieczyciel wprowadził zakaz podróży służbowych do Włoch, Szwajcarii, Chorwacji, Chin, Japonii, Korei, Iranu, Niemiec, Hiszpanii i Francji. Osoby, które powróciły z wymienionych krajów objęte są obowiązkową kwarantanną domową i pracą zdalną.

– Wprowadziliśmy ograniczenie kontaktu z dostawcami zewnętrznymi oraz organizowania spotkań/negocjacji poprzez telekonferencje. Inne ograniczenia dotyczą uczestnictwa w konferencjach, szkoleniach, kongresach, podróży służbowych publicznym transportem, spotkań, w których udział bierze więcej niż 10 pracowników – wylicza Paweł Dygas. – Rekomendujemy pracę zdalną oraz mamy gotowy plan działania w przypadku pojawienia się w budynkach UNIQA osoby z podejrzeniem zakażenia wirusem. Dbamy o to, by klienci nie odczuli zmiany jakości serwisu. Robimy wszystko, by zapewnić pracownikom komfort i bezpieczeństwo pracy – zapewnia.

Małgorzata Morańska, rzecznik prasowy Unum Życie, deklaruje, że dla jej firmy kluczowe jest utrzymanie dotychczasowych standardów obsługi i spełniania oczekiwań klientów. – W sytuacji rozprzestrzeniania się koronawirusa COVID-19 mamy na względzie bezpieczeństwo finansowe i zdrowie naszych klientów. Nasze indywidualne i grupowe produkty ubezpieczeniowe obejmują ochroną śmierć i pobyty w szpitalu spowodowane koronawirusem lub inną pandemią. Osobom ubezpieczonym umową dodatkową na wypadek pobytu w szpitalu przysługuje świadczenie w razie hospitalizacji, której przyczyną była diagnostyka w kierunku koronowirusa lub leczenie tej choroby, nawet jeśli diagnostyka wykluczyła infekcję – mówi Małgorzata Morańska.

Zapewnia, że Unum Życie nieprzerwanie procesuje i realizuje wypłaty należnych świadczeń, odpowiada na pytania i udziela informacji. Firma identyfikuje też krytyczne potrzeby systemowe i upewnia się, że ich działanie nie ulegnie zakłóceniom.

– Mamy przygotowane rozwiązania technologiczne, które pozwalają przenieść krytyczne zadania do innego miejsca pracy lub realizować je w ramach pracy z domu. Rozbudowujemy kanały pracy zdalnej, dzięki czemu więcej osób będzie mogło pracować poza biurem. W naszych scenariuszach działania bierzemy pod uwagę różne czynniki, takie jak nagły wzrost liczby wniosków o wypłatę świadczeń – zapewnia Małgorzata Morańska.

Dla TUZ i MetLife praca zdalna to rutyna

TUZ Ubezpieczenia zaznacza, że do nadzwyczajnej sytuacji przygotowywał się zanim jeszcze premier Mateusz Morawiecki ogłosił decyzje rządu związane z zagrożeniem koronawirusem i zanim Światowa Organizacja Zdrowia (WHO) ogłosiła pandemię. Od wtorku (10 marca – AM) do pracy zdalnej kierowani są kolejni pracownicy.

– Mamy spore doświadczenie w organizacji pracy zdalnej, ponieważ wielu naszych pracowników pracuje w tym systemie od dawna – mówi „GU” Dawid Piasecki, członek zarządu TUZ odpowiedzialny za sprzedaż i likwidację szkód. – Nasi dyrektorzy i menedżerowie sprzedaży w ogromnej większości na co dzień pracują zdalnie, a firmę odwiedzają tylko w razie potrzeby. Podobnie jest z częścią pracowników infolinii, szczególnie tych pracujących dla Departamentu Likwidacji Szkód. Jednak profilaktyka i chęć minimalizowania ryzyka zarażeniem sprawiły, że postanowiliśmy znacząco zwiększyć liczbę osób pracujących w domu. W pierwszej kolejności obejmujemy tym systemem rodziców i opiekunów dzieci, ponieważ placówki edukacyjne są zamykane na dwa tygodnie. W drugiej kolejności staramy skierować do pracy zdalnej tych, którzy do biura jeździli środkami transportu masowego. Trzecia grupa to wszyscy pozostali. Jeśli ktoś nie ma możliwości pracować zdalnie, a ma zaległy urlop z lat poprzednich, wskazane jest, aby go wykorzystał. Przez najbliższe dwa tygodnie do biura mają przychodzić tylko te osoby, których obecność jest naprawdę konieczna. Staramy się wszystko tak zorganizować, aby klienci tego nie odczuli, ale jednocześnie mocno zachęcamy do korzystania z naszej strony tuz.pl – dodaje.

Stosunkowo łatwe zadanie miało Met Life

– Pracownicy MetLife mogą korzystać z pracy zdalnej już od dawna, ale w związku z zaistniałą sytuacją podjęliśmy decyzję o umożliwieniu pracownikom tej formy pracy w zwiększonym wymiarze – wyjaśnia Anna Gołąb-Jarosz, dyrektor Departamentu Zasobów Ludzkich MetLife. – Pracować zdalnie mogą wszyscy pracownicy, z wykorzystaniem służbowych laptopów, o ile pozwala na to specyfika ich pracy – dodaje.

Z kolei Aviva już od kilku tygodni podejmuje działania chroniące pracowników, a zarazem zapewniające ciągłość działania firmy i obsługi klientów. W biurze pojawiły się specjalne płyny do dezynfekcji dłoni, które pomagają też w zapobieganiu grypie i innym infekcjom.

– Przypomnieliśmy zasady higieny, zwłaszcza znaczenie częstego i starannego mycia rąk, a także konieczność konsultacji lekarskiej w razie objawów chorobowych. Odwołaliśmy wyjazdy służbowe do krajów zagrożonych i ograniczyliśmy delegacje również w innych kierunkach, zastępując je telekonferencjami. Pracownicy wracający z krajów wymienionych w komunikacie Głównego Inspektora Sanitarnego pracowali zdalnie przez 14 dni. Bardzo poważnie ograniczyliśmy spotkania bezpośrednie. Od najbliższego poniedziałku w przybliżeniu połowa naszych pracowników pracuje zdalnie przez 14 dni bez przychodzenia do biura, po czym nastąpi zamiana – wylicza Bohdan Białorucki, rzecznik prasowy Avivy w Polsce.

Szereg działań spółek VIG Polska

InterRisk w związku ze zwiększonym ryzykiem rozprzestrzenienia się w Polsce koronawirusa podjęło szereg decyzji mających na celu zapobieganie zachorowaniom. Przygotowany został m.in. nowy system działania pracowników wykorzystujący pracę rozproszoną w oparciu o nowe technologie informatyczne i organizacyjne.

– System pracy rozproszonej realizuje dwa priorytetowe cele: zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa ludzi oraz zabezpieczenie ciągłości działania firmy i wywiązywanie się z obowiązków wobec klientów, pracowników i partnerów. System pracy rozproszonej przewiduje utrzymanie wszystkich funkcjonalności przedsiębiorstwa realizowanych zdalnie przez pracowników, którzy znajdują się w wielu lokalizacjach, głównie we własnych domach i mieszkaniach. Wyłącznie absolutnie niezbędne funkcje, niemożliwe do wykonywania w trybie zdalnym, realizowane są w biurach macierzystych, w których podjęto wszelkie możliwe środki ostrożności. System pracy rozproszonej ewoluuje i docelowo umożliwi osiągnięcie gotowości do realizacji wszystkich funkcji firmy zdalnie – mówi „Gazecie” Kamila Hajduk z Departamentu Marketingu i PR InterRisk.

Ubezpieczyciel rekomenduje też stosowanie się do zaleceń Głównego Inspektoratu Sanitarnego oraz promuje ostrożnościowe i rozsądne postawy. Firma zwraca m.in. uwagę na konieczność przestrzegania zasad higieny, zwłaszcza rąk, oraz minimalizowanie bezpośrednich kontaktów międzyludzkich. Służby odpowiedzialne za pomieszczenia biurowe wyposażone zostały w odpowiednie preparaty dezynfekujące powierzchnie i sprzęty wspólnego użytku. InterRisk przestrzega także, aby w pozyskiwaniu informacji na temat wirusa korzystać wyłącznie ze sprawdzonych źródeł, takich jak Światowa Organizacja Zdrowia, witryny należące do polskich organów rządowych czy organów Unii Europejskiej.

Z kolei osoby odczuwające objawy wywoływane przez koronawirusa proszone są o natychmiastowe skontaktowanie się z najbliższą stacją sanitarno-epidemiologiczną oraz niepojawianie się w miejscu pracy, aby nie narażać innych pracowników. Natomiast osoby powracające z obszarów z ogniskami chorobowymi powinny skontaktować się z przełożonym i zwrócić szczególną uwagę na stan swojego zdrowia. InterRisk poprzez różne formy komunikacji (między innymi e-mail, telekonferencje, telefony itd.) informuje o sposobie rozprzestrzeniania się wirusa oraz zapobiegania zarażeniu i przekazaniu go innym osobom. Ponadto w ramach profilaktyki zaleca zrezygnowanie z podróży służbowych i zastępowanie ich rozmowami telefonicznymi lub wideokonferencjami. – Mamy do czynienia z niespotykaną sytuacją, ale jak zawsze decydować będzie zdrowy rozsądek i maksymalna ostrożność. Właściwe postawy pozwolą nam ochronić zarówno zdrowie, jak i zapewnić właściwą dalszą pracę naszej firmy – zaznacza Kamila Hajduk.

Z kolei druga firma wchodząca w skład Vienna Insurance Group Polska – Compensa – jest w trakcie wdrażania przygotowanego wcześniej planu ciągłości działania.

– Plan ten obejmuje m.in. pracę zdalną, rotacyjną lub w wyznaczonych lokalizacjach firmy i ma na celu zapewnienie bieżącego funkcjonowania spółki i realizację wszystkich kluczowych procesów w sytuacjach, gdy część lub nawet wszyscy pracownicy nie mogą dotrzeć do biura. Na bieżąco monitorujemy sytuację i wprowadzamy odpowiednie działania, mając na względzie dobro naszych pracowników. Plan ciągłości działania obejmuje wszystkie piony spółek Compensa  – podkreśla Aleksandra Wadowska z Biura Marketingu i PR Compensy.

Allianz przestawia się na pracę zdalną

Natomiast Allianz Polska przygotowuje się do znacznego zwiększenia liczby pracowników w systemie pracy zdalnej. – Na chwilę obecną planujemy osiągnięcie minimum 25% pracowników na home office w ciągu najbliższych dni – zdradza „GU” Monika Grońska, dyrektor departamentu HR i rekrutacji Allianz Polska. Dodaje, że od 12 marca na długookresowej pracy zdalnej jest 65 pracowników – prawie 10% biura w Warszawie. Są to osoby z różnych pionów – głównie rodzice, którzy musieli zająć się dziećmi po zamknięciu szkół. – Jesteśmy przygotowani technicznie do wysłania 50% zespołów na prace zdalną. Do wysłania większej części będziemy gotowi w ciągu max dwóch tygodni – deklaruje Monika Grońska.

Uważny monitoring Aegona i Link4

Aegon zapewnia, że na bieżąco monitoruje sytuację i reaguje na nią.

– W związku z zaleceniami dotyczącymi zapobiegania rozprzestrzenianiu się wirusa COVID-19 oraz w trosce o bezpieczeństwo zarówno naszych klientów, jak i naszych pracowników zdecydowaliśmy o zmianach w trybie pracy. Aby ograniczyć ryzyko, część naszych pracowników, których fizyczna obecność w siedzibie firmy nie jest konieczna, będzie w najbliższym czasie pracować zdalnie. Jesteśmy przygotowani na taki sposób pracy i nie powinien mieć on wpływu na bieżącą działalność towarzystwa – zapewnia Marcin Pawelec, kierownik ds. komunikacji korporacyjnej i rzecznik prasowy Aegon Polska. – Aby zapewnić bezpieczeństwo naszym klientom, prosimy, by w tej wyjątkowej sytuacji kontaktowali się oni z nami za pośrednictwem kanałów zdalnych: telefonicznie, mailowo lub składali dyspozycje poprzez aplikację do obsługi polis – dodaje.

Także Maciej Krzysztoszek, rzecznik prasowy Link4, zapewnia, że jego firma monitoruje sytuację na bieżąco i elastycznie reaguje na zmiany, mając na względzie przede wszystkim dobro pracowników, ich rodzin oraz klientów. – Wdrożyliśmy częściowo model pracy zdalnej, umożliwiający nam zachowanie pełnej ciągłości działania. Testujemy też rozwiązania organizacyjne, które pozwalają nam utrzymać wszystkie procesy biznesowe na wypadek różnych scenariuszy, uwzględniających także konieczność pracy zdalnej dla całej organizacji – wylicza Maciej Krzysztoszek. – W samej siedzibie natomiast podjęliśmy szereg działań administracyjnych, mających na celu ograniczenie ryzyka zakażenia wirusem – dodaje.

Pamiętano też o agentach…

Ubezpieczyciele nie zapomnieli też o agentach. Ergo Hestia i Generali Polska opublikowały na forach agencyjnych specjalne informacje skierowane do pośredników. Obie firmy przypomniały w nich o dostępnych u nich narzędziach umożliwiających zdalną sprzedaż i obsługę klienta. Generali zwróciło też uwagę na opcję płatności kartą lub BLIK-iem. Zakłady przypomniały również o zasadach ogólnej profilaktyki związanej z zabezpieczeniem siebie samego oraz miejsca pracy przed koronawirusem. Dodatkowo Ergo Hestia dołączyła do swojego pisma plakat do zawieszania na drzwiach agencji informujący o tym, że umowę ubezpieczenia można zawrzeć telefonicznie lub mailowo.

…oraz o klientach w potrzebie

Z kolei na blogu poradnikowym Polskiej Izby Ubezpieczeń (PIU) nawypadekgdy.pl opublikowano informacje dla klientów, którzy chcą bądź muszą skorzystać z usług ubezpieczycieli, a chcą uniknąć zarażenia się koronawirusem. W poradniku przypomniano o możliwości zdalnego przedłużenia umowy ubezpieczenia OC posiadaczy pojazdów mechanicznych oraz telefonicznej czy internetowej konsultacji z agentem ubezpieczeniowym, zmianie ubezpieczyciela, wypowiedzeniu OC ppm. poprzedniego właściciela auta, zawarcia umowy ubezpieczenia mieszkaniowego oraz wideo-wizyt z ubezpieczeń zdrowotnych. Przypomniano też o mechanizmach powiadamiania o bliskim terminie wygaśnięcia polisy i elektronicznych kalkulacjach produktów ochronnych oraz zdalnym zgłaszaniu szkód.

***

Jak wprowadzić pracę zdalną i zarządzać takim zespołem

Wojciech Pintal, Talent Development Business Partner Michael Page

• Zapewnienie sprzętu i narzędzi do pracy

Pierwszym krokiem niezbędnym do wdrożenia home office w biurze jest zapewnienie każdemu pracownikowi podstawowego sprzętu wyposażonego w programy, z których korzysta na co dzień w biurze, lub dostępu online do firmowego środowiska pracy. Dzięki temu będzie mógł np. szybko się komunikować z zespołem i przeprowadzać telekonferencje. Dobrze jest również upewnić się, że każdy pracownik ma w swoim domu warunki do pracy oraz stałe i szybkie łącze internetowe.

Warto pamiętać, że pracownik, który korzysta z home office, nadal jest formalnie w pracy. To oznacza, że firmy powinny zadbać o jego bezpieczeństwo i higienę miejsca pracy. Pracodawca odpowiada za swoich pracowników, bo przecież wykonywanie obowiązków służbowych w domu, to w dalszym ciągu praca.

• Skuteczne zarządzanie produktywnością

Nie wszystkie osoby mogą mieć naturalne predyspozycje do dobrego zarządzania własnym czasem i samodzielnej organizacji zadań lub po prostu mogą lepiej czuć się, pracując z biura. Jeśli znamy dobrze swoich pracowników, wiemy kto może wymagać większego wsparcia w tym zakresie i tym osobom warto pomóc w przygotowaniu planu zadań oraz na bieżąco sprawdzać ich postępy. Dojrzałe zespoły i pracownicy, którzy przyzwyczajeni są do brania odpowiedzialności za pracę, zazwyczaj nie mają problemu z przestawieniem się na home office, a miejsce wykonywania pracy nie wpływa na jakość zadań – co więcej mogą być jeszcze bardziej efektywni. W związku z tym pierwszym krokiem do wdrożenia pracy zdalnej powinno być właściwe przygotowanie zespołów i managerów: odpowiednia komunikacja, wyznaczenie jasnych zasad funkcjonowania takiego trybu oraz zapewnienie wszystkich, że jest to normalny dzień pracy, tylko w nieco innych warunkach.

Warto pamiętać, że mikrozarządzanie nie sprawdza się w przypadku rozproszonych zespołów. To znaczy, że managerowie powinni dać odpowiedzialnym i sprawdzonym pracownikom więcej elastyczności i swobody, kontrolować ich zadania rzadziej, a raczej skupić się na efekcie końcowym, który jest wspólnym celem zespołu. Swoje wolne moce powinni za to przenieść na osoby, które mniej znają lub które ewidentnie potrzebują wsparcia w odnalezieniu się w takich okolicznościach.

Jak efektywnie pracować z domu

• Poinformuj bliskich, że to nie jest dzień wolny

Członkowie rodziny, zwłaszcza ci, którzy nie są przyzwyczajeni do pracy poza miejscem zatrudnienia, mogą nie rozumieć idei home office. Warto poinformować ich o tym, że jest to standardowy dzień pracy i poprosić o zapewnienie warunków, które umożliwią Ci realizację obowiązków.

• Zorganizuj sobie miejsce pracy

Poza zapewnieniem przez pracodawcę sprzętu, warto zorganizować sobie miejsce pracy w domu. Przygotuj biurko, odpowiednie oświetlenie, wygodne krzesło. Zadbaj wcześniej o zakupy, dzięki czemu nie będziesz musiał przerywać pracy, wychodząc po napoje czy jedzenie.

• Samodyscyplina i organizacja

Rozpoczynając dzień pracy w domu, rozpisz listę zadań, które musisz wykonać w pierwszej kolejności, i sukcesywnie je realizuj. Warto od czasu do czasu dać znać przełożonemu, na jakim etapie pracy jesteś lub czym się zajmujesz.

Artur Makowiecki

news@gu.home.pl