Coraz więcej firm wdraża roboty programistyczne zastępujące powtarzalne, schematyczne działania pracowników biurowych. Przeprowadzone wdrożenia pozwalają już na ocenę efektywności robotyzacji mierzoną rachunkiem kosztów, eliminacją błędów, zmianami produktywności. Czy powinniśmy się tego bać czy raczej z tego skorzystać?
Co
to jest robotyzacja ?
Większości z nas robotyzacja kojarzy się z
przemysłem, a w szczególności z linią montażową, na której ramię robota spawa
montowane elementy w towarzystwie fontanny iskier. Robotyzacja może jednak
dotyczyć również sektora usług, gdyż robotami mogą być nie tylko maszyny, ale
również oprogramowanie automatyzujące wykonywanie prostych, powtarzalnych
czynności biurowych.
Robotyzację możemy zatem podzielić na dwa
obszary. Pierwszy obejmuje maszyny wykorzystywane głównie w dużych firmach
produkcyjnych. Drugi obszar to robotyzacja procesów biznesowych (ang. Robotic
Process Automation), czyli rozwiązania IT służące do automatyzacji powtarzalnych
zadań. RPA nie jest zatem maszyną, lecz programem komputerowym – zbiorem
algorytmów – jest więc dostępny dla niemal wszystkich firm.
W 2012 r. roku został opublikowany raport
P. Fershta oraz J. Slaby’ego pod tytułem „Robotic Automation Emerges as a Threat to
Traditional Low-Cost Outsourcing”, w którym uzupełniono znaczenie słowa Robot –
wprowadzając pojęcie Software Robot (Robot Programowy) oraz określenie Robotic
Process Automation (RPA), które zostało zdefiniowane jako klasa oprogramowania
wykorzystywana do automatyzacji działań wykonywanych w kilku systemach
informatycznych będących jednocześnie składowymi procesów biznesowych. Robot
programowy wykonuje te działania w sposób autonomiczny,
na podstawie zdefiniowanych wcześniej reguł biznesowych, z wyłączeniem obsługi
sytuacji nadzwyczajnych, w przypadku których wymagane jest zaangażowanie
pracownika.
Robot programowy jest oprogramowaniem
umożliwiającym wykonywanie zadań w ramach istniejących systemów informatycznych,
bez ingerencji człowieka. Robot, bot, wirtualny pracownik to program
komputerowy mogący wykonywać zadania oparte na danych i regułach. Robotyzacja
zatem to automatyzacja prostych procesów biznesowych, które wcześniej były
realizowane przez pracowników. Robot naśladuje czynności pracownika, wykonując
powtarzalne zadania, bez konieczności podejmowania jakichkolwiek decyzji.
Wdrożenie robotyzacji nie wymaga zatem żadnych zmian w systemach
informatycznych używanych w firmie.
Robot
w popkulturze
Po raz pierwszy słowa robot użył czeski
dramatopisarz Karel Čapek w roku
1920, w swojej sztuce Rossumovi Univerzální Roboti, (pol. Uniwersalne
Roboty Rossuma). Słowo robot funkcjonowało już w języku czeskim i oznaczało
ciężką pracę przymusową. Roboty występujące w sztuce nie przypominały
współczesnych robotów przemysłowych zbudowanych ze stali i poliwęglanów,
działających w oparciu o kod programisty. Roboty w sztuce Čapka były wykonywane
z substancji przypominającej protoplazmę, która następnie wykorzystana była do
stworzenia robota na kształt ludzki.
Pomimo różnic w fizycznej budowie robotów,
sztuka Čapka zawiera kilka wyraźnych podobieństw do czasów współczesnych.
Organiczne roboty, które powstawały w fabrykach, sprawiały, iż procesy
produkcyjne były znacznie tańsze, co stanowiło istotną wartość dodaną w całej
gospodarce. Jednakże z czasem roboty sprzeciwiły się swojej nie w pełni
wartościowej roli w społeczeństwie, rozpoczynając rewolucję i żądając
reorganizacji życia społecznego.
Schemat ten powtarzany był w popkulturze
wielokrotnie – wystarczy wymienić chociażby Odyseję kosmiczną (1968), Terminatora
(1984), Bunt Maszyn (2006). Co ciekawe, to fakt, iż dziś używamy
robotów w ten sam sposób jak w sztuce Čapka przed stu lat, a sztuczna
inteligencja zyskuje coraz szerokie kompetencje. Roboty buntujące się przeciw
swojemu twórcy i przejmujące władzę nad światem to już nie „sztuczna
inteligencja”, lecz „superinteligencja”, od której jesteśmy odlegli
prawdopodobnie o kilkaset lat.
Zastosowanie
robotyzacji
Przykładem prostej robotyzacji procesów
biznesowych może być windykacja należności z tytułu przeterminowanych faktur.
Robot loguje się do systemu ewidencji faktur (ERP), wyszukuje faktury z
przekroczonym terminem płatności (np. powyżej 14 dni), pobiera dane z faktury
(kwota, termin płatności, dane kontrahenta). Następnie loguje się na skrzynkę
pocztową i uzupełnia o zebrane dane formularz, który następnie przesyła drogą
mailową do kontrahenta.
Wdrożenie robotyzacji jest możliwe
wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia ze schematycznym procesem. Roboty RPA
najczęściej wykorzystywane są w procesie fakturowania, wyszukiwania danych,
tworzenia raportów, wprowadzania zamówień, rozliczenia płatności, realizacji
zakupów, wysyłania komunikacji, weryfikacji podań, sprawozdawczości, mogą
również składać zamówienia czy naliczać premie i sporządzać zestawienia
obecności pracowników. Zaletą tego typu narzędzi, oprócz oszczędności kosztu i
czasu pracy, jest eliminacja błędów oraz możliwość stworzenia i „wyszkolenia”
robota w ciągu kilku tygodni.
Robot działa jak normalny pracownik z
określonymi uprawnieniami, za to precyzyjniej i wydajniej. Realizuje
powtarzalne czynności w różnych systemach (np. Office, ERP, Outlook, CRM,
Sharepoint), składające się na określony proces biznesowy. Dzięki temu
pracownik odciążony od prostych, powtarzalnych czynności może koncentrować się
na obsłudze wyjątków od reguł i usprawnieniu procesu.
Jak
rozpocząć proces robotyzacji
Przymiarkę do oceny możliwości robotyzacji
warto rozpocząć od przeglądu procesów w firmie. Jeśli dany proces jest powtarzalny
(np. kopiowanie informacji), a jego realizacja jest żmudna dla pracownika
(kilka godzin monotonnej pracy), jeśli proces wiąże się z przetwarzaniem dużej
ilości danych (praca na systemach informatycznych), jest podatny na ludzki błąd
(pomyłki przy przepisywaniu) i nie posiada zbyt wiele odstępstw od reguł
(powtarzalny schemat działania), to z pewnością nadaje się on do automatyzacji.
Szczegółowe opisanie danego procesu,
łącznie z uwzględnieniem wyjątków, stanowi punkt wyjścia do zaprogramowania
robota. Oczywiście powinna temu towarzyszyć ocena efektywności ekonomicznej
tego procesu i ocena ROI. Jeśli jakiś proces w firmie zajmuje minimum godzinę
dziennie i jest powtarzalny, to już warto wycenić korzyści z tytułu jego automatyzacji,
takie jak oszczędności czasu pracy, eliminacja błędów, poprawa morale, wzrost
produktywności.
Korzyści
z robotyzacji
Ostatnie lata wskazują, iż stoimy na progu
rewolucji robotyzacji. Według danych firmy badawczej Gartner wartość rynku
światowych wdrożeń RPA w roku 2018 wyniosła 849 mln USD, przy prognozach 2,9
mld USD na rok 2021. Stanowi to jeden z najszybciej rozwijających się segmentów
rynku oprogramowania. Według raportu „Top 10 Predictions for IT in 2018 and
Beyond” w roku 2021 ponad 50% firm będzie rocznie wydawać więcej na boty i
chatboty niż na tradycyjne aplikacje mobilne.
Wzrost popularności rozwiązań RPA
przekłada się na większą świadomość, jakie korzyści niesie ze sobą robotyzacja
procesów. Programy, które wykonują żmudne, powtarzalne czynności to wartość nie
tylko dla przedsiębiorstwa, ale też dla pracowników. Dzięki RPA pracownik może
skupić się na bardziej złożonych zadaniach, wymagających kreatywności i
podejmowania decyzji. To bezpośrednio przekłada się na wzrost produktywności i
hamuje potrzebę tworzenia nowych miejsc pracy z mechanicznym zakresem
obowiązków, na które i tak coraz częściej brakuje chętnych.
Robotyzacja wychodzi naprzeciwko wielu
trendom makroekonomicznym, takim jak:
- zmiana
oczekiwań młodych pracowników odnośnie do charakteru pracy w kierunku
zdywersyfikowanego zakresu obowiązków, zgodnego z własnymi zainteresowaniami,
jednocześnie realizowanego w rozsądnym wymiarze czasowym;
- rosnąca
wartość długu technologicznego – złożone i zaniedbane środowisko informatyczne
powoduje, iż trudno jest wprowadzać duże zmiany systemowe, co skutkuje
pogorszeniem konkurencyjności;
- nasilająca
się konkurencja globalna ze strony małych, dotychczas zupełnie nieznanych firm
konkurujących silną przewagą technologiczną (m.in. fintech);
- wymogi
biznesowe związane z optymalizacją procesów biznesowych w oparciu o koncepcję
Lean Management, Six Sigma zorientowane na osiąganie szybkich efektów
ekonomicznych i odchudzanie procesów biznesowych.
Banki i firmy contact center coraz
częściej zachęcają do komunikowania się za pomocą czatów, gdzie również
pracują roboty (chatbot) będące pierwszą linią kontaktu z klientem. Jeżeli
problem lub zapytanie klienta stanowi wyjątek, wówczas sprawa trafia do
pracownika. Takie firmy jak Apple czy Google rozwijają i sprzedają coraz więcej
asystentów głosowych. Mogą oni wykonywać polecenia głosowe użytkowników, ale
również kontaktować się z innymi dostawcami usług czy produktów.
Dochodzi zatem do interakcji pomiędzy robotami – jeden komunikuje się
z drugim i przekazuje mu polecenia i instrukcje.
Do wymiernych korzyści z procesu
robotyzacji procesów biznesowych można zaliczyć:
- automatyzację
prostych, powtarzalnych operacji biznesowych,
- niższe
koszty obsługi procesu, zwrot z inwestycji już nawet po 3 miesiącach,
- wyeliminowanie
błędów przy obsłudze procesu, wynikających z nieuwagi, zmęczenia,
- krótszy
czas realizacji zadań, możliwa praca w trybie 24/7,
- wyższą
jakość i wydajność realizowanych zadań,
- likwidację
luki kadrowej bez wzrostu zatrudnienia,
- zwiększenie
produktywność bez ingerencji w zasoby czy procesy już działające
w firmie,
- możliwość
obsługi większej liczby informacji – wzrost zdolności operacyjnej firmy,
- rozwój
zawodowy pracowników – nowe, ciekawsze zadania.
Roboty odciążają pracowników od często
żmudnej i powtarzalnej pracy, ale jednocześnie pozwalają na zaangażowanie
pracowników do zadań wymagających kreatywności. Skutkuje to również poprawą
jakości dostarczanych usług, chociażby poprzez minimalizację błędów
popełnianych podczas realizacji zadań.
Business
case
Przykładem robotyzacji jest zarządzanie
indywidualnymi polisami na życie przez jedną z niewielkich multiagencji
ubezpieczeniowych. Załóżmy, że pracownik potrzebuje szczegółowych informacji
dotyczących konkretnej polisy. W takiej sytuacji loguje się na portal
internetowy ubezpieczyciela, który wystawił daną polisę. Robi to przy użyciu
indywidualnego loginu oraz hasła. Po zalogowaniu odszukuje daną polisę oraz
wszelkie informacje. Podobna sytuacja powtarza się w przypadku wyszukiwania
polis każdego z kilkunastu współpracujących towarzystw ubezpieczeniowych.
Proces ten stwarza szereg problemów związanych m.in. z:
- dostępami
do portali – zapomniany login, wygasłe hasło,
- zróżnicowanym
zakres danych – nie wszystkie informacje są dostępne/wprowadzane do systemu,
- innym
formatem informacji oraz odmienną ich prezentacją graficzną,
- dużym
nakładem czasu koniecznym na wyszukanie informacji,
- brakiem
możliwości spójnego zarządzania całym portfelem polis z uwagi na jego
rozproszenie.
Wszelkie powyższe prace może w bardzo
krótkim czasie wykonać robot programowy. Potrafi on samodzielnie zalogować się
na portal internetowy, a w przypadku problemów, zaktualizować wygasłe hasło i
zapisać je w systemie. Po zalogowaniu jest w stanie wyszukać potrzebne
informacje i zapisać je na naszym komputerze w pożądanym miejscu i formacie.
Jednakże podstawowym zadaniem tej
robotyzacji jest stworzenie spójnej bazy danych w której znajduje się
identyczny zakres informacji dotyczących wszystkich obsługiwanych polis. Robot
jest w stanie przenieść dane z poszczególnych portali w jeden plik Excel. Baza
taka jest systematycznie aktualizowana o nowe polisy. Taka automatyzacja
pozwala nie tylko oszczędzić czas, wyeliminować błędy, ale przede wszystkim
skutecznie zarządzać portfelem poprzez akcje marketingowe czy procesy
rocznicowe.
Dalszy
rozwój
Robotyzacja kojarzona jest głównie z
dużymi organizacjami. Wiele mniejszych firm zakłada, iż przetwarzanych jest
zbyt mało danych lub posiada zbyt mało procesów, aby wdrożyć tę technologię.
Niemniej jednak start-upy, które podjęły decyzję o wczesnej implementacji RPA –
w oparciu o przekonanie, iż wszystko, co da się zautomatyzować stwarza
jednocześnie większe szanse na odniesienie sukcesu – już wkraczają na ścieżkę
szybszego rozwoju.
Robotyzacja wbrew różnym niepokojącym
prognozom nie będzie miała drastycznych konsekwencji związanych z masowymi
zwolnieniami. Już w latach siedemdziesiątych ubiegłego wieku koncerny
motoryzacyjne snuły podobne plany, w których roboty miały całkowicie zastąpić
ludzi przy produkcji. Na razie roboty programowe idealnie nadają się do
realizacji czynności powtarzalnych. Należy również pamiętać, iż robotyzacja to
też nowe zawody, związane chociażby z tak zwanym low code pozwalającym budować
własne roboty bez żadnego doświadczenia w zakresie kodowania.
Niektóre roboty programowe zaczynają się
już samodzielnie uczyć. To jest kolejny etap ich rozwoju. Gdy natrafią na nowe
informacje, potrafią ją zinterpretować i podjąć decyzję, wykorzystując
całe zebrane dotąd przez siebie doświadczenie i wiedzę. Pytanie, czy i kiedy
powstanie pierwsza firma w pełni autonomiczna, funkcjonująca w całości na
modelu biznesowym opartym na pełnej automatyzacji procesów biznesowych, w
której człowiek będzie pełnił funkcję wyłącznie zarządczo-właścicielską?
Wszystko wskazuje na to, iż systemy RPA
będą kontynuowały swój rozwój w ciągu najbliższych lat. Możliwe, iż będą
one ewoluowały w stronę platform, stanowiących inteligentny szkielet
automatyzacji procesów organizacji. Oznacza to, że nie będą one
automatyzować tylko prostych czynności, ale będzie je można stosować w
większości obszarów funkcjonowania organizacji. Zajmie to jednakże
przypuszczalnie kolejne 5–10 lat.
Robert
Ćwiertnia,
konsultant w zakresie robotyzacji procesów biznesowych Crowe.
(am)