Podkomisja ds. Audytu i Kontroli Wewnętrznej działająca w ramach komisji ekonomiczno-finansowej Polskiej Izby Ubezpieczeń, przy współpracy z Instytutem Audytorów Wewnętrznych IIA w Polsce, opracowała raport „Współpraca funkcji kontrolnych. Wartość dodana dla organizacji”. Celem dokumentu jest m.in. chęć pomocy w zrozumieniu ról i obowiązków oraz relacji między nimi, a także standaryzacji podejścia do oceny ryzyka.
– W dokumencie autorzy przybliżają ewolucję modeli zarządzania ryzykiem oraz prezentują wyniki ankiety, która miała zidentyfikować dobre praktyki współpracy pomiędzy funkcjami kontrolnymi w towarzystwach ubezpieczeń w Polsce – wskazuje Agata Szczerbetka, przewodnicząca podkomisji, dyrektorka Departamentu Audytu Wewnętrznego spółek ubezpieczeniowych UNIQA w Polsce. Podkreśla, że duża dynamika zmian w otoczeniu rynkowym, regulacyjnym, technologicznym i społecznym wymusza konieczność zaprojektowania modelu współpracy, który pozwoli na kreowanie dodatkowej wartości dla organizacji i synergii pomiędzy funkcjami kontrolnymi.
Według autorów opracowania jego celem jest:
- zaprezentowanie różnych modeli współpracy pomiędzy funkcjami kontrolnymi,
- wsparcie osób zarządzających funkcjami kontrolnymi w budowaniu i rozwijaniu współpracy pomiędzy tymi funkcjami,
- pomoc w zrozumieniu ról i obowiązków oraz relacji między nimi,
- standaryzacja podejścia do oceny ryzyka,
- przedstawienie przykładów działań i rozwiązań, które mogą być wykorzystane w działalności zakładów ubezpieczeń w ramach codziennych procesów.
Znaczenie współpracy między funkcjami kontrolnymi
Agata Szczerbetka zwraca uwagę, że istnieje wiele modeli implementacji ładu korporacyjnego oraz rozwiązań organizacyjnych w zakresie funkcji kontrolnych, alokacji odpowiedzialności oraz zadań. Jednak najbardziej popularny jest „Model trzech linii”, który ma na celu wspieranie organizacji w realizacji celów biznesowych. Ułatwia on zarządzanie ryzykiem poprzez ciągłe udoskonalanie procesów i integrację z kulturą organizacyjną. Ekspertka zaznacza, że współpraca między funkcjami kontrolnymi jest bardzo ważna z kilku powodów:
- Pozwala na lepsze zrozumienie wymagań, potrzeb innych obszarów, co może przyczynić się do bardziej skutecznego zapobiegania i wykrywania nieprawidłowości w organizacji.
- Pozwala na lepsze rozumienie faktycznych ryzyk, ich źródeł, potencjalnych implikacji, a w konsekwencji bardziej trafne i skuteczne działania w celu rozwiązywania problemów.
- Pozwala na koordynację działań kontrolnych i unikanie duplikacji.
- Przyczynia się do optymalizacji wykorzystania zasobów organizacji. Dzięki współpracy funkcje kontrolne mogą dzielić się informacjami i zasobami, co może zredukować koszty i czas potrzebny do przeprowadzenia działań kontrolnych.
- Usprawnia współpracę z innymi działami oraz obszarami, takimi jak dział prawny, IT, operacje, dział finansowy, HR, produktowy, oraz wszelkimi innymi funkcjonującym w organizacji.
Podręcznik dla zakładów
W publikacji omówiono praktyczne przykłady dobrej współpracy pomiędzy różnymi funkcjami kontrolnymi w organizacji. Może ona obejmować komunikację, dzielenie się wiedzą i koordynację działań w celu zapewnienia synergii między poszczególnymi funkcjami.
– W kontekście komunikacji i dzielenia się wiedzą wymienia się szereg przykładów, takich jak uczestnictwo drugiej i trzeciej linii w posiedzeniach grup menedżerskich i komitetów, współpraca przy rozwiązywaniu problemów biznesowych, dzielenie się informacjami o zmianach prawnych lub rynkowych oraz zintegrowany sposób oceny ryzyka operacyjnego i adekwatności kontroli. W dokumencie podkreślono istotność koordynacji działań zwłaszcza w przypadku realizowania przeglądów/kontroli w podobnych obszarach, np. uzgadnianie zakresów kontroli, organizacja wspólnych spotkań, poleganie na wynikach prac i komunikacja do biznesu lub do partnera zewnętrznego – wskazuje Agata Szczerbetka.
„Dla skuteczności i sprawności systemu zarządzania ryzykiem konieczna jest ciągła, usystematyzowana współpraca pomiędzy wszystkimi funkcjami uwzględniająca zintegrowany proces komunikacji, konsultacji działań i raportowania wyników. Ujednolicenie i spójność działań wraz z proaktywną współpracą pozwalają na szybką i transparentną komunikację, a w konsekwencji dostarczanie na czas właściwej informacji, niezbędnej do podejmowania odpowiednich decyzji. Głównym wyzwaniem z zakresu skutecznej współpracy wszystkich funkcji jest po pierwsze właściwe umiejscowienie ich w strukturze i zdefiniowanie zakresów odpowiedzialności, po drugie zaprojektowanie odpowiednich metodyk pracy. Nadrzędnym celem powinno być opracowanie rozwiązań pozwalających na uzgadnianie planów i raportowania wyników prac, aby spełnianie podstawowych obowiązków nie powodowało wzajemnych konfliktów, dublowania kontroli bądź zbyt dużego obciążenia biznesu. Mamy nadzieję, że opracowany materiał pozwoli na wprowadzanie w towarzystwach ubezpieczeń optymalnych rozwiązań, osiąganie efektu synergii pomiędzy funkcjami kontrolnymi oraz stałe dostarczanie wartości dodanej dla organizacji – podkreślili autorzy dokumentu.
Więcej na temat raportu we wpisie na blogu PIU oraz w załączonym pliku PDF.
(AM, źródło: PIU)
