Pamiętam, jak agenci z nostalgią wspominali czasy wprowadzenia OFE. Temat PPK wywołuje natomiast zupełnie inne emocje – zarówno u samych doradców, jak i w firmach. Pojawia się obawa przed nowym, ale też pogubienie w całym mnóstwie niejasności, ponadto przytłacza różnorodność obszarów dotyczących tego zagadnienia.

O jakie obszary chodzi? PPK zawierają w sobie wątki dotyczące prawa, księgowości, obsługi technicznej. Ich prezentowanie wymaga występowania przed mniejszą lub większą publicznością, ciągłej edukacji i zmian oraz ogromnej odpowiedzialności…

Fazy I–III – chaos i wątpliwości

Gdy od 1 lipca 2019 r. firmy zatrudniające co najmniej 250 pracowników jako pierwsze musiały zmierzyć się z tematem PPK, mając działy prawne, zewnętrzne biura księgowe oraz wytypowanych pracowników, mimo wszystko sporo czasu poświęciły edukacji, analizowały oferty i przeprowadzały castingi instytucji finansowych.

W fazie II – od 1 stycznia 2020 r., przyszedł czas na firmy zatrudniające 50 i więcej osób. Do dziś pamiętam swoją szóstą i ostatnią wizytę z prezentacją PPK. Na spotkaniu obecny był zarząd, księgowa oraz przedstawiciele związków zawodowych.

Każdy zadawał mnóstwo pytań, chcieli wiedzieć wszystko – od wyników finansowych po przyszłościowe analizy porównawcze firm oraz kto zarządza funduszami, ile lat pracuje w danej firmie, jakie są zapisy w ustawie itd., itp. Spotkania, w których udział brali pracownicy, zaliczam do wystąpień publicznych, prezentacja wraz z pytaniami na koniec zwykle trwała około 45 min.

Covid-19 pokrzyżował plany i umożliwił większym firmom z II fazy przesunięcie wprowadzenia PPK na koniec 2020 r., dokładnie na październik–listopad.

Ileż to razy w tym czasie usłyszałem odmowę ze strony firm, gdy proponowałem spotkanie w temacie PPK! Dowiadywałem się o kłopotach związanych z pandemią, zwolnieniach i czekałem na kolejne wolne terminy…

Pamiętam wizytę w biurze księgowym klienta, którego później kilkakrotnie namawiałem, by zrobił porządek z PPK. W rezultacie w ostatni możliwy dzień na podpisanie umowy, o godz. 16, w trybie zdalnym zawieraliśmy ją na cito, bo jednak musiał.

Biura księgowe zaczęły się już gubić, która faza jest teraz i kogo ona dotyczy, a kogo przesunięto. Tarcza antykryzysowa, ilość pracy i obowiązków w ratowaniu firmy jak i pracowników wprowadziła chaos informacyjny oraz przesunęła reformę PPK z listy spraw pilnych na później i teraz to nie czas na to.

Następnie rozpoczęła się III faza, a zaraz po niej IV.

Brak informacji i lęk przed nowym

Gdy rozpoczęła się ostatnia, IV faza (dołączenie do PPK dotyczyło mikrofirm), tak naprawdę główną rolę informacyjną i pośredniczącą w kontakcie z właścicielem firmy odgrywało biuro księgowe. Wiadomości e-mailowe do klientów, rozmowy telefoniczne z nimi i uświadamianie im wysokości kar w PPK nie robiło na nikim wrażenia.

Słuchając właścicieli biur księgowych i rozmawiając z nimi, uświadomiłem sobie, że nawet oni przez ilość zmian, nocnych godzin dodatkowej pracy w wyniku zmieniających się przepisów nie mają czasu, by wystarczająco odświeżyć wiedzę o tak obszernym temacie jak ta reforma.

Warto wspomnieć, że biura księgowe dla prowadzenia własnego biznesu czasem musiały ponieść nakład finansowy na programy, które pozwolą naliczać PPK dla klientów. Do tego dochodziła masa nowej wiedzy i liczne pytania od klientów, jak to wszystko naliczać.

Pracodawca często uważa, że od liczenia i doradztwa podatkowego jest księgowa. Poza tym dobrze, by miała również wiedzę prawną. Tymczasem kary w PPK są w prosty sposób przewidziane dla właściciela firmy lub jej reprezentanta, i to on powinien się w temat zagłębić, doedukować zarówno siebie, jak i swoich pracowników, zaprosić instytucję finansową do współpracy i pomocy w tym zakresie.

Jak jest dzisiaj, w roku 2022?

Od 18 listopada do końca grudnia 2021 r. Polski Fundusz Rozwoju przesłał wezwania do prawie 650 tys. firm. Tak naprawdę dopiero to wezwanie zmotywowało wielu właścicieli firm do odszukania e-maili od księgowej, zadzwonienia do niej i wyjaśnienia, co mają z tym teraz zrobić.

Kara za brak zawarcia umowy PPK w terminie to nawet do 1,5% funduszu wynagrodzeń za poprzedzający rok obrotowy – tyle może zapłacić pracodawca.

Za niespełnienie innych formalności, na przykład brak prowadzonej dokumentacji PPK, grozi kara grzywny od 1 tys. zł do 1 mln zł.

Często pracownik nic albo niewiele wie o PPK, a pracodawca twierdzi, że nic nie musi, nikt z zatrudnionych u niego nie jest zainteresowany tematem. To nie do końca prawda – akcja informacyjna leży po stronie pracodawcy. Trzeba przekazać materiały o PPK, ewentualnie poprowadzić szkolenia i prawidłowo zebrać deklaracje od pracowników.

A segregator PPK w firmie? I tu dopiero zaczynają się schody: „Czemu nikt o tym nie informował, pierwszy raz o tym słyszę!” itd. Szef zestresowany, biuro księgowe zaczyna się przygotowywać i dowiadywać, jak teraz odprowadzać te pliki, jak je generować… Często im więcej pytań pada ze strony właściciela firmy, tym bardziej jest on potem przerażony ogromem wiedzy, którą musi zgłębić, by poprawnie wszystko prowadzić.

Nawet jeśli zatrudnieni pracownicy nie są chętni do przystąpienia do programu, przychodzą nowi i trzeba ich na bieżąco informować o PPK. A jeśli pojawi się choćby jeden chętny – konieczne jest przeszkolenie, jak obsługiwać PPK, jakie pliki i komu wysyłać.

Na szczęście dziś można już znaleźć ekspertów, którzy dobrze czują się w tak rozległym temacie. Choć w całej branży jest ich stosunkowo niewielu – nie każdy czuje się na siłach, by tę wiedzę zgłębiać i zaprezentować klientom.

Wielkim wsparciem służy główny informator PPK – na stronie www.mojeppk.pl dostępne są webinary, szkolenia, materiały do pobrania, a infolinię obsługują świetnie przygotowani pracownicy. Natomiast dla tych, którzy nie wierzą w PPK, pomocne będą PIP, ZUS, US oraz PFR.

Nie warto i nie ma na co czekać – najlepiej zrobić porządek z PPK jak najszybciej. To możliwe.

Ivan Kravchenko
agent ubezpieczeniowy od 2014 r.
Specjalizuje się w ubezpieczeniach grupowych, indywidualnych oraz PPK.