Nowe reguły podatkowe wymagają niestandardowej wiedzy, co zwiększa ryzyko popełnienia błędu w rozliczeniach z Urzędem Skarbowym. Szczególnie problematyczne są kwestie związane z kompleksowymi rozwiązaniami z pogranicza towarów i usług. Firma brokerska EIB przypomina, że ryzyka związane z popełnieniem błędu podatkowego można ubezpieczyć, a umowa może zakładać też refundację kar i grzywien.

Zmiany podatkowe, które weszły w życie w ostatnim czasie oraz te, które będą obowiązywać już za parę miesięcy, powodują spore zamieszanie w firmach i jednostkach budżetowych. Ponadto wywołują niepokój kadry kierowniczej i osób odpowiedzialnych za zarządzanie finansami, ponieważ ryzyko błędu wzrosło znacząco. A wysokość kary lub grzywny karno-skarbowej może sięgnąć nawet 25 mln zł!

– Przepisy prawa podatkowego są coraz mniej konkretne, a coraz bardziej wymagające wobec podatników. Tym, z czym muszą zmierzyć się przedsiębiorcy, są przede wszystkim zmiany prawne i wprowadzenie nowych instytucji podatkowych, mających na celu uszczelnienie podatku VAT. Warto pamiętać, że wpływy z tytułu podatków od obrotu towarami, jak VAT, akcyza, cło czy podatek od sprzedaży detalicznej, stanowią prawie 80% wpływów do budżetu. Dlatego przestrzeganie tych zasad jest dokładnie sprawdzane. Zatem zawsze trzeba pamiętać o odpowiedzialności za ich naruszenie – zauważa dr Ewelina Skwierczyńska, właściciel TAX-ES Kancelarii Doradztwa Podatkowego.

Jednym z elementów, na który trzeba szczególnie uważać, jest nowa matryca stawek VAT

Obecnie, do końca roku, funkcjonują równolegle 3 różne klasyfikacje statystyczne stawek VAT. Biorąc pod uwagę jeszcze dane dotyczące nieruchomości, to można nawet powiedzieć, że 4. Już samo to powoduje sporo zamieszania. Dochodzi jeszcze fakt, że przedsiębiorcy muszą samodzielnie określić, jaką stawkę powinni stosować. Wymaga to od nich niestandardowej wiedzy. Muszą przeprowadzić analizę podobną do GUS-owskiej, potem sprawdzić, która klasyfikacja jest dla nich odpowiednia, a na koniec wziąć pełną odpowiedzialność za podjętą decyzję. Jest to szczególnie problematyczne przy kompleksowych rozwiązaniach biznesowych z pogranicza towarów i usług. Trzeba też pamiętać, że organy państwowe nie zawsze są pomocne. Często odmawiają informacji stawkowej, jeżeli podejrzewają, że firma nie przekazała wszystkich danych, co przedsiębiorcy czynią ze względu na tajemnicę handlową. I koło się zamyka, a ryzyko błędu rośnie.

Inny element to solidarna odpowiedzialność. Zasada ta zakłada, że ostatecznie odpowiadamy za cudze zaległości podatkowe. Ryzyko błędu i odpowiedzialności karno-skarbowej jest szczególnie wysokie, gdy mamy do czynienia z podzieloną płatnością. Pierwszą kwestią do rozwiązania jest prawidłowe określenie, czy należy zastosować tę formę płatności, czy nie. Drugą – w jaki sposób zapłacić. Najbezpieczniej przelewem, ponieważ odpowiednie środki wpłyną automatycznie na konto przeznaczone do uiszczenia VAT. Co jeśli nie można wykonać przelewu i trzeba skorzystać z karty kredytowej lub gotówki? Na przykład w sytuacji pilnego zakupu, gdy nie można czekać na księgowanie przelewów? To jedna strona medalu. Drugą jest zobowiązanie przedsiębiorców do sprawdzania, czy ich kontrahent prowadzi legalną działalność i odprowadzi wszystkie stosowne podatki. Ile firm ma możliwość dokonania takiej weryfikacji, zwłaszcza jeżeli jest to pilne zamówienie? Ryzyko nieumyślnego błędu ponownie wzrasta.

Zwiększonej ostrożności wymaga też podzielona płatność (MPP). Brak zapłaty nawet jednej faktury, która podlegała temu obowiązkowi, grozi grzywną.

 – Podobnie jak w przypadku klasyfikacji VAT, najbardziej problematyczne są świadczenia kompleksowe. Przykładowo, naprawa samochodu – za co płacimy? Za usługę, czy za zakup części? Podobnie wygląda sprawa z usługą cięcia i gięcia metali szlachetnych i nieszlachetnych. Do tej pory było to rozpatrywane jako zakup towaru, a okazało się jednak, że ta usługa jest droższa, więc to ona powinna być głównym przedmiotem analizy podatkowej i wyznaczać sposób płatności. Tak samo dzieje się w przypadku wymiany okien – dodaje Ewelina Skwierczyńska.

Samo prawidłowe dokonanie rozliczenia transakcji to jedno. Drugim elementem jest sprawozdawczość skarbowa. I tu już od października pojawi się nowe wyzwanie dla przedsiębiorców, wraz z wprowadzeniem nowego sposobu raportowania – JPK_V7M. Do tej pory nadgorliwe dokonywanie i oznaczanie transakcji jako podzielonej płatności w JPK nie wiązało się z żadnymi konsekwencjami. Jednak od października w pliku kontrolnym przekazywanym do Urzędu Skarbowego trzeba będzie odpowiednio oznakować tylko te płatności, które podlegały obowiązkowi podzielonej płatności. Błędne oznaczenie, kiedy MPP nie była wymagana, oznacza ryzyko grzywny w wysokości 500 zł. Podobnie z oznaczeniem TP, które sygnalizuje, że stroną transakcji jest podmiot powiązany. Ponadto każdy błąd, nawet najdrobniejszy, narażać będzie na karę.

Od konsekwencji każdego ze wspomnianych błędów można się uchronić. EIB przypomina, że 95% postępowań karno-skarbowych kończy się uznaniem, że kierownik jednostki, czyli np. członek zarządu lub inna osoba odpowiedzialna za zajmowanie się sprawami podatkowymi, jest winny. To z kolei najczęściej oznacza nałożenie na taką osobę kary grzywny.

– Trzeba pamiętać, że grzywna skarbowa to tylko część obciążeń wynikających z popełnienia błędu skarbowego. Do tego dochodzą koszty postępowania, które mogą sięgać kilkudziesięciu tysięcy złotych i więcej. Składają się na nie koszty obrony menedżera lub księgowego, czyli przede wszystkim wynagrodzenie prawników specjalizujących się w trudnych kwestiach karno-skarbowych, opłaty sądowe, koszty biegłych i inne. Ponadto konsekwencją popełnionych błędów podatkowych może być stwierdzenie zaległości podatkowej lub nieterminowego opłacenia podatków, co wiąże się z obowiązkiem zapłacenia dodatkowo wysokich odsetek. Te zapłacone przez podatnika odsetki to dodatkowa szkoda, której naprawienia można żądać od osoby odpowiedzialnej za błąd – wskazuje Łukasz Górny, radca prawny, dyrektor Departamentu Rozwoju EIB.

Wszystkie te wydatki i odszkodowania mogą zostać pokryte przez ubezpieczyciela, firma wykupi pakiet specjalistycznych polis. Chronią one prywatny majątek menedżera, księgowego odpowiedzialnego za błąd. Program ochrony, który zazwyczaj jest połączeniem polisy D&O (odpowiedzialność cywilna kadry zarządzającej) i ubezpieczenia skarbowego, dostarcza m.in. środki na opinie prawne, obronę sądową, koszty sądowe, koszty stawiennictwa, refundację zapłaconych odsetek od zaległości publicznoprawnych i grzywien.

W ramach ubezpieczenia można też liczyć na dodatkowe wsparcie dla kadry menedżerskiej. Postępowanie karno-skarbowe wpływa nie tylko na finanse, ale też na kondycję pracowników. Dlatego ochrona uwzględnia również koszty pomocy psychologicznej (z uwagi na stres) czy naprawy wizerunku.

– Ubezpieczeniem skarbowym można objąć konkretne osoby, wskazane z imienia i nazwiska, lub przyjąć formę bezimienną obejmującą umówioną grupę osób odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg rachunkowych, obsługę płac oraz nadzór nad nimi. Co więcej, może ono obejmować nie tylko pracowników, ale i partnerów biznesowych, np. gdy osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych prowadzi własną działalność. W takim przypadku ubezpieczenie obejmuje refundację grzywien nałożonych na taką osobę. Natomiast ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej takiej osoby, które pokrywać będzie odszkodowania za np. zapłacone odsetki od zaległych podatków, powinno zostać przez nią samodzielnie wykupione – dodaje Łukasz Górny.

(AM, źródło: Brandscope)