Według danych rynku wydarzeń masowych w Polsce w 2025 roku odbyło się około 7 tys. tego rodzaju imprez, które zgromadziły łącznie 30,7 mln uczestników. Rosnąca skala wydarzeń oznacza większą ekspozycję na ryzyko – zauważają eksperci Colonnade Insurance.
W przypadku imprez plenerowych szczególnego znaczenia nabierają czynniki niezależne od organizatora, jak przede wszystkim warunki atmosferyczne. Intensywne opady, silny wiatr, burze czy inne gwałtowne zjawiska pogodowe mogą uniemożliwić bezpieczne przeprowadzenie wydarzenia. Organizatorzy muszą liczyć się również z innymi sytuacjami, takimi jak awarie infrastruktury technicznej, problemy z dostępnością kluczowych usługodawców, ograniczenia administracyjne czy nagła niedostępność artystów i prowadzących.
W przypadku dużych wydarzeń koszty przygotowań często są ponoszone wiele tygodni przed imprezą. Wynajem sceny, nagłośnienia, oświetlenia, zabezpieczenia medycznego, terenu czy usług cateringowych oznacza zaangażowanie znacznych środków finansowych jeszcze zanim pierwsi uczestnicy pojawią się na miejscu.
Odwołanie wydarzenia może oznaczać setki tysięcy złotych strat
Skala potencjalnych strat zależy oczywiście od wielkości wydarzenia, ale nawet średniej wielkości impreza firmowa może oznaczać budżet liczony w setkach tysięcy złotych.
Przykładowo, przy wydarzeniu plenerowym dla około 1000–2000 osób, koszty mogą obejmować m.in.:
- wynajem przestrzeni i infrastruktury – kilkadziesiąt tysięcy złotych,
- scenę, nagłośnienie, oświetlenie i technikę – od kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy złotych,
- catering i obsługę gastronomiczną,
- zabezpieczenie medyczne i ochronę,
- transport i logistykę,
- wynagrodzenia artystów, konferansjerów lub prowadzących,
- działania promocyjne i organizacyjne.
Jeżeli wydarzenie zostanie odwołane tuż przed rozpoczęciem, część tych kosztów może pozostać po stronie organizatora, mimo że impreza nie wygeneruje zakładanych przychodów.
Zabezpieczenie finansowe istotnym elementem planowania
Wraz z rozwojem rynku organizatorzy coraz częściej zwracają uwagę na zarządzanie ryzykiem. Jednym z dostępnych rozwiązań jest ochrona typu event cancellation, która może zapewnić wsparcie finansowe w sytuacji, gdy wydarzenie musi zostać odwołane, przerwane, przełożone lub przeniesione z przyczyn niezależnych od organizatora.
– Taką możliwość oferuje m.in. Colonnade w ramach produktu Event Protect. Rozwiązanie skierowane jest zarówno do organizatorów kameralnych wydarzeń firmowych, jak i większych imprez plenerowych, koncertów czy festiwali. W zależności od zakresu ochrony, może obejmować m.in. zwrot poniesionych kosztów organizacji wydarzenia lub zabezpieczenie utraconych przychodów. Współczesne wydarzenia to skomplikowane projekty angażujące wielu dostawców i wymagające dużych nakładów finansowych. Organizator może doskonale przygotować każdy element imprezy, ale nie ma wpływu na pogodę, decyzje administracyjne czy nagłe problemy po stronie podwykonawców. Dlatego zabezpieczenie finansowe coraz częściej staje się naturalnym elementem odpowiedzialnego planowania eventów – mówi Joanna Kępka, starsza specjalistka ds. ubezpieczeń OC Colonnade Insurance.
(AM, źródło: Core PR)
