1 grudnia 2022 r. Sejm zdecydowaną większością głosów (430 posłów za, 12 przeciwnych) przyjął nowelizację przepisów dotyczących pracy zdalnej, które opracowano w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej. Uchwalona ustawa trafi teraz do Senatu, gdzie będzie przedmiotem obrad.

Należy się spodziewać, że nowe przepisy zaczną obowiązywać na wiosnę 2023 r. (vacatio legis w tym przypadku wynosi dwa miesiące od publikacji w Dzienniku Ustaw).

Praca zdalna kiedy i na jakich zasadach

Zgodnie z nowelizacją ustawy praca zdalna będzie pracą wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie trwania zatrudnienia.

Nowela przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową, stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy. Projektowane przepisy przewidują polecenie przez pracodawcę pracy zdalnej pracownikowi jednostronnie, będzie to możliwe np. w czasie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii (oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu) lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. pożaru lub zalania w zakładzie pracy).

Polecenie w wyżej opisywanych sytuacjach może zostać w każdym czasie cofnięte z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

Należy wskazać jednak, iż warunkiem zastosowania tego trybu jest uzyskanie przez pracodawcę od pracownika bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w tej formie.

Ponadto przepisy zastrzegają, że w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik musi poinformować o tym niezwłocznie pracodawcę, a pracodawca niezwłocznie wycofuje polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Komu pracodawca nie będzie mógł odmówić pracy zdalnej

Według przepisów pracodawca, co do zasady, nie będzie mógł odmówić pracy zdalnej m.in.: rodzicom, którzy wychowują dziecko do 4. roku życia, rodzicom i opiekunom, którzy opiekują się osobą z niepełnosprawnością w rodzinie, oraz kobietom w ciąży.

Chyba że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, np. służb mundurowych. W takiej sytuacji pracodawca będzie miał siedem dni na pisemne podanie odmowy na piśmie.

Obowiązki pracodawcy

Do obowiązków pracodawcy wobec pracownika wykonującego zdalną pracę nowe przepisy zaliczają m.in. zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz instalacji, serwisu i konserwacji tych materiałów i narzędzi pracy lub pokrycie ich kosztów.

Nowe prawo zobowiązuje też pracodawcę do pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Po stronie pracodawcy będzie leżało również pokrycie innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli ich zwrot został określony we wcześniejszym porozumieniu lub regulaminie.

Gdy pracodawca nie zapewnia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a pracownik zapewnia je sobie we własnym zakresie, wtedy strony mogą ustalić zasady ich wykorzystania, a pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Obowiązek pokrycia powyższych kosztów lub wypłata ekwiwalentu mogą być zastąpione obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Aby ustalić wysokość ekwiwalentu albo ryczałtu, pracodawca powinien wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Pracownik ma również prawo domagać się szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej.

Kontrola ze strony pracodawcy

Nowe przepisy mają upoważnić pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Kontrola taka będzie opierała się na zasadach określonych przez strony w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej bądź w porozumieniu zawartym z pracownikiem przez pracodawcę.

Na podstawie nowelizowanych przepisów pracodawcy będą mogli także wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników lub kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia.

Kontrola trzeźwości obejmuje badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie.

Pracodawca będzie musiał wcześniej poinformować pracowników o zamiarze i szczegółach przeprowadzenia kontroli trzeźwości. Jeśli kontrola wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika lub jeśli stan pracownika wskazuje na nietrzeźwość, pracodawca nie dopuszcza takiej osoby do pracy. W takiej sytuacji niedopuszczony do pracy pracownik lub sam pracodawca będą mogli zażądać kontroli przez uprawnione organy.

Podsumowanie

1) Nowelizacja wprowadza pracę zdalną do Kodeksu pracy.

2) Przepisy zawierają zasady powierzania pracy zdalnej, w tym także sytuację, kiedy nie można odmówić wnioskowi pracownika o wykonywanie pracy w trybie zdalnym, oraz sytuację, w której praca zdalna może zostać nakazana przez pracodawcę.

3) Określono obowiązki pracodawcy związane z powierzeniem pracownikowi wykonywania przez niego pracy w formie zdalnej.

4) Nowelizacja przewiduje możliwość przeprowadzenia kontroli przez pracodawcę miejsca wykonywania pracy, w tym także możliwość kontroli trzeźwości.

Konrad Sikorski
radca prawny
kancelaria Strażeccy, Jaliński i Wspólnicy