W ostatnim czasie przyszło mi znaleźć się w dość komicznej sytuacji, w której poprzez narzędzie do wideokonferencji, siedząc wygodnie w domu, prezentowałem system do elektronicznej obsługi ubezpieczeń i musiałem zaznaczać, że cyfrowa transformacja kończy się w momencie, w którym pojawia się obieg papierowych dokumentów. Z tym tematem związane jest kilka kwestii, które pokrótce omawiam poniżej.
Rzeczą, na którą chciałbym zwrócić uwagę, a o której często się zapomina, jest kwestia ochrony danych osobowych zgłaszanych do ubezpieczenia członków rodziny pracownika. Obecnie mamy sytuację, w której pracownicy HR wiedzą o nas więcej niż to konieczne. Z kim jesteśmy w związku? Spójrzmy na listę uposażonych.
Trzeba się skontaktować z pracownikiem, a służbowy numer telefonu milczy? Sięgnijmy więc po prywatny numer telefonu żony wskazany na deklaracji.
Jak łatwo zauważyć, informacje te nie powinny być dostępne pracodawcy. Zgłaszamy je ubezpieczycielowi – czy też operatorowi medycznemu – w całkowicie innym celu.
Tylko dla twoich oczu
Kwestia rozwiązania tego problemu pojawia się już przy wprowadzaniu danych członka rodziny do systemu. Spotkałem się z dwoma podejściami do tematu.
Z jednej strony funkcjonuje pomysł wysyłania zaproszeń. Pracownik podaje tylko własne dane (oraz dzieci, które nie ukończyły 16 lat), ale wskazuje też adresy e-mailowe członków swojej rodziny. Na adresy te wysyłane jest zaproszenie kierujące do systemu. Pozwala to na wyrażenie zgód bezpośrednio przez osoby, których dane osobowe będą przetwarzane.
Podstawowy problem stanowi tu mnogość punktów zapalnych, które mogą wystąpić w tym procesie. Przede wszystkim czas potrzebny na wypełnienie deklaracji. Pracownik robi to jednego dnia, małżonek i dzieci mogą uzupełnić swoje dane dopiero po jakimś czasie. A pamiętajmy, że obowiązują nas terminy zgłoszenia ubezpieczonych.
Druga kwestia to możliwość cofania zaproszeń – gdy chociażby dziecko nie zdecyduje się skorzystać z oferty. Czy pracownik, do którego kierowana jest oferta, powinien mieć możliwość wycofania takiej osoby również w przypadku, gdy ta już podała swoje dane? I rzecz fundamentalna, czyli konieczność powrotu do systemu, aby wydrukować dokumenty.
Jest również druga droga, która prowadzi przez podanie w systemie danych wszystkich zgłaszanych członków rodziny, ale gdy mają oni powyżej 16 lat – obowiązkowo wskazać należy ich adres e-mailowy. To na niego wysyłana jest informacja o tym, że dane zostały wprowadzone do systemu oraz w jakim celu będą wykorzystywane.
Członek rodziny może zgłosić, że nie zgadza się na przetwarzanie jego danych osobowych. Zaletą takiego rozwiązania jest jednorazowa wizyta w systemie – w kilka minut można wypełnić deklaracje dla siebie oraz członków rodziny.
Część administracyjna, przeznaczona dla osób obsługujących ubezpieczenie z ramienia pracodawcy, nie musi wcale pokazywać wszystkich szczegółów dotyczących deklaracji. Tak naprawdę jedynym wymaganym elementem jest wysokość składki do potrącenia z wynagrodzenia pracownika. Warto pewnie dodać jeszcze do tego chociażby statystyczne zestawienie dotyczące liczby członków rodziny zgłaszanych przez pracowników – przecież każdy lubi się pochwalić tabelkami i wykresami.
Cyfryzacja, ale…
Wszystko brzmi dobrze do momentu, w którym pojawia się konieczność wydrukowania deklaracji i dostarczenia jej do działu HR. Co nam z tego, że proces przebiega bez ujawniania żadnych danych, które są przecież przekazywane ubezpieczycielowi, a nie pracodawcy, gdy na biurku w kadrach ląduje deklaracja zawierająca wszystkie, ukryte do tej pory informacje?
Wątek ten pojawił się już w moim poprzednim artykule, dotyczącym pracy zdalnej w dobie koronawirusa. Jak widać, papierowy obieg dokumentów jest jednym z głównych hamulcowych, aby branża ubezpieczeniowa zrobiła technologiczny krok naprzód. Jak już pokazali niektórzy ubezpieczyciele, mogą się oni obejść bez podpisu na deklaracji.
Proponuję więc, aby pracodawcy sprawdziliobsługę ubezpieczenia bez konieczności dostarczania dokumentów. Zaoszczędzi to wiele czasu pracownikom działu HR, który będą mogli przeznaczyć na realizację innych, podstawowych obowiązków. A pracownicy zyskają łatwość przystąpienia oraz zapewnienie, że zarówno dane ich, jak i zgłoszonych członków rodziny pozostaną jedynie uubezpieczyciela.
Mateusz Gregorkiewicz
menedżer Zespołu Analityków Biznesowych, Xilium Sp. z o.o.
