Wyzwaniem dla każdej firmy jest dynamicznie zmieniające się otoczenie biznesowe. Z przeprowadzonej przez Deloitte Audit Value Survey wynika, że aż 91% osób odpowiedzialnych za audyt przyznaje, że odpowiednia analiza sprawozdania finansowego spółki pokazuje, co konkretnie firmy mogłyby robić lepiej.

Zdaniem 46% kadry zarządzającej, gdyby nie audyt, ominęłyby ich istotne informacje o rynku czy ryzyku biznesowym.

Wdrożenie narzędzi informatycznych wspierających wszystkie zadania dotychczas wykonywane „ręcznie” to pierwszy krok, by skutecznie odpowiadać na wymagania rynkowe – usprawnienie przepływu informacji, zarządzanie zaleceniami audytowymi i egzekwowanie ich wykonywania to czynniki bezpośrednio wpływające na optymalizację procesów, a tym samym zwiększenie konkurencyjności spółki.

Instytucje finansowe to podmioty szczególne ze względu na swoją wielopoziomową organizację, a także stale zmieniające się regulacje rynkowe, którym podlegają. Wiele źródeł informacji, docierających do różnych osób, a także rozległa struktura osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy stanowią wyzwanie dla zarządów i rad nadzorczych. Aż 79% przedstawicieli kadry zarządzającej oraz 94% osób odpowiedzialnych za audyt stwierdziło, że zwiększenie przejrzystości i dostępności wniosków z badania sprawozdań finansowych mogłoby wpłynąć na lepsze wyniki finansowe firmy.

Koniec ery Excela

Dotychczasowe metody zbierania informacji, papierowe raporty czy wymienianie korespondencji e-mailowej w celu skontrolowania postępu prac związanych z wdrażaniem zaleceń audytowych nie spełniają już swojej roli. Choć są bogatym zbiorem informacji – na przeszkodzie stoi ich opracowywanie i wyciąganie wniosków, ograniczenia technologiczne oraz nieefektywność takiej formy współpracy grupowej. Mając to na uwadze, należy zauważyć, że przed audytem wewnętrznym stoi wiele zadań.

Sprawowanie funkcji doradczej czy monitorowanie i okresowe raportowanie o ryzykach i efektach podjętych działań to tylko niektóre z procesów, które poddaje się analizie pod kątem efektywności i ograniczeń, jakie napotykają pracownicy w codziennych czynnościach. Dotychczasowa praca oparta jest na standardowych narzędziach, wymagających tworzenia i utrzymywania wielu różnych dokumentów roboczych, do których dane zbiera się telefonicznie, e-mailowo, w czasie bezpośredniej kontroli czy też na podstawie analizy dokumentów źródłowych.

Wprowadzanie zaleceń do pliku Excel po każdym zakończonym audycie i rozsyłanie do poszczególnych jednostek w organizacji odpowiedzialnych za ich realizację stanowi bardzo czasochłonny proces. Dodatkowo komunikacja e-mailowa i opisywanie wniosków i statusu wykonanych prac w oddzielnych dokumentach, ręczne tworzenie raportów dla kadry zarządzającej sprawiają, iż całość procesu staje się nieefektywna, komunikatami może budzić pewną irytację czy frustrację zarówno wśród pracowników, jak i osób zarządzających.

Polski sektor bankowy w przededniu nowych trendów

Z przeprowadzonego przez McKinsey Global Banking Annual Review 2019 wynika, że choć polski sektor bankowy potrzebuje przygotowania, by podołać nadchodzącym trendom, związanym z transformacją cyfrową, a przede wszystkim doborem narzędzi pomagających optymalizować koszty. Podstawową kwestią, z którą będą musiały zmierzyć się instytucje finansowe, to odpowiedź na pytanie, na jakim etapie rozwoju jesteśmy i jakie jest nasze miejsce i rola w otoczeniu. Konkurencja jest niemała – w porównaniu ze zwinnymi fintechami sektor bankowy ma jednak trochę do nadrobienia.

Globalnie – dla jednej trzeciej banków to ostatnia prosta, by wprowadzić nowe modele biznesowe, poprawić wzrost nieorganiczny lub przeprowadzić gruntowną restrukturyzację. Krzywe rentowności przestają rosnąć, słabnie zaufanie klientów względem tradycyjnych instytucji finansowych, a także zwalnia wzrost wolumenów sprzedaży – to wszystko wskazuje na to, że sektor finansowy staje w obliczu kończącej się koniunktury.

Co to oznacza dla rodzimego rynku? Potencjalne osłabienie koniunktury oraz rosnące koszty zmian regulacyjnych sprawiają, że szanse na utrzymanie mają instytucje silne kapitałowo, efektywne kosztowo i innowacyjne w dostosowywaniu się do oczekiwań klientów.

Wzrost rynku narzędzi GRC

Z odpowiedzią na potrzeby zarządów spieszą nowoczesne technologie. Opublikowany przez Markets and Markets raport dotyczący rozwoju narzędzi mających na celu automatyzację obszarów GRC (Governance, Risk, Compliance) pokazuje, że w ciągu najbliższych lat ten segment rynku niemal podwoi swoją wartość. W 2019 r. wynosiła ona 31,5 mld dol., a prognozy wskazują, że w 2024 r. możemy się spodziewać wzrostu do 51,5 mld dol.

Zaawansowana analityka poprawiająca efektywność operacyjną i kosztową

Automatyzacja monitoringu zaleceń poaudytowych, posiadanie jednego miejsca ze wszystkimi danymi czy bezpośredni dostęp do gotowych raportów w ujęciu bieżącym i sprawozdawczym to tylko niektóre przesłanki do wdrożenia specjalistycznych aplikacji, pomagających zarządzać zaleceniami. Dzięki pełnej wiedzy na temat aktualnego statusu realizacji zaleceń z audytu oraz możliwości monitorowania i analizowania poszczególnych zmian na przestrzeni zamykanych okresów sprawozdawczych organizacja może efektywnie zarządzać ryzykiem w poszczególnych obszarach działalności firmy.

Systemy wspierające procesy audytowe znacząco wpływają na usprawnienie dotychczasowego procesu monitorowania zaleceń, a tym samym ogólną kondycję spółki. Zbędne jest zatem utrzymywanie plików z danymi, na podstawie których tworzone były do tej pory. Automatycznie wysyłane przez system powiadomienia w określonych terminach zdecydowanie usprawniają proces zarówno dla audytora, jak i jednostek realizujących zalecenia.

Wdrażanie narzędzi pozwalających na odpowiednią konfigurację procesów i zarządzanie nimi pozwoli efektywnie wesprzeć czy zastąpić dotychczasowe manualne działania, a tym samym zapewni pakiet informacji, które pozwolą podejmować trafne decyzje w stosunkowo krótszym czasie.

Jan Anisimowicz

Autor jest ekspertem GRC w C&F sp. z o.o., prelegentem na polskich i zagranicznych konferencjach z obszaru GRC, BI, big data, AI. Propagatorem podejścia RegTech i FinTech.

Adaptive GRC to przykład kompleksowego narzędzia, umożliwiającego pełną koordynację działań i przepływ informacji, związanych z GRC na wszystkich poziomach, przeznaczone dla każdej organizacji. Więcej informacji na: adaptivegrc.com