Biura flex, zwane też biurami serwisowanymi albo coworkiem, są przestrzeniami, które zapewniają elastyczny dostęp do biura oraz szeroki zakres usług okołobiurowych, obejmujących głównie zarządzanie powierzchnią i jej obsługę techniczną, w tym serwis sprzątający.
W tego typu rozwiązaniach firmy płacą za stanowiska do pracy, a nie za metr kwadratowy jak w przypadku tradycyjnych umów najmu. Organizacje korzystają albo z ogólnodostępnej części wspólnej, albo z dedykowanych dla nich biur.
Obecnie łącznie w 7 miastach Polski biura te zajmują już 450 tys. mkw. (dane Colliers, Flex Guide’26), a ich liczba dynamicznie rośnie. Przeważająca część tego typu powierzchni znajduje się w nowoczesnych biurowcach klasy A, które posiadają liczne zabezpieczenia np. przeciwpożarowe.
Odpowiedzialność operatora wobec klienta
Weryfikacja umowy z operatorem to konkretny krok w ocenie ryzyka. Regulaminy zwykle wyłączają odpowiedzialność za mienie klienta pozostawione w wynajmowanej przestrzeni.
Osobną kwestią jest odpowiedzialność operatora za szkody wyrządzone klientowi z jego własnej winy, którą trzeba sprawdzić w umowie (np. awaria instalacji, zaniedbanie w utrzymaniu budynku czy błąd w zabezpieczeniach).
Zdarzenia losowe
Główną różnicą między zwykłym biurem a biurem flex jest fakt, że większość wyposażenia (meble, wyposażenie kuchni, serwerownie, AV w salach spotkań) należy do operatora biura, a nie do klienta. Oznacza to, że przedmiotem ochrony w takim miejscu jest przede wszystkim sprzęt komputerowy oraz inne urządzenia biurowe. Dodatkowo warto zapytać o to, czy klient przechowuje urządzenia sieciowe w serwerowni operatora.
Kradzież
Warto zwrócić uwagę na dostęp do powierzchni i zabezpieczenia przeciwkradzieżowe miejsca, w którym klient realnie przechowuje sprzęt pod nieobecność pracowników.
Biura flex, z racji budynków, w których są ulokowane, często mają ochronę 24/7, monitoring ciągów komunikacyjnych oraz kilka stref bezpieczeństwa.
Warto to jednak zawsze porównać z formalnymi wymaganiami OWU, choćby dlatego, że do wielu przejść dostęp mają nie tylko pracownicy klienta.
OC
W przypadku ubezpieczenia OC i w ryzykach wynikających bezpośrednio z miejsca, a nie z rodzaju działalności, warto pamiętać, że w tej samej przestrzeni znajduje się zarówno sprzęt operatora, jak i innych klientów. Potencjalne szkody mogą więc mieć dużo większą wartość.
Warto też pamiętać, że klient co do zasady odpowiada również za szkody wyrządzone przez jego gości.
Kluczowe wnioski
- Przedmiot ubezpieczenia się przesuwa – w biurze flex głównym ryzykiem klienta nie jest nieruchomość i stałe wyposażenie, lecz mienie ruchome.
- Weryfikacja odpowiedzialności operatora – ma znaczący wpływ na ryzyko ubezpieczeniowe i powinna być uwzględniona w konstrukcji zakresu i sum polisy.
- OC wymaga innego spojrzenia na sumę gwarancyjną – współdzielona przestrzeń oznacza wyższe ryzyko szkód wobec osób trzecich.
Jacek Bednorz
założyciel Kancelarii #Świadomy Ubezpieczony
